Framgångsrika konferenser finns i alla smaker och storlekar: Det finns flerdagars nationella seminarier så väl som endagskonferenser. Men framgångsrika konferenser har alla en sak gemensamt: en planerare någonstans som planerat tidigt och ofta för framgång.
Eventproffsen som håller de mest framgångsrika konferenserna är alltid på jakt efter tips och tricks för att finslipa sina strategier och ta itu med sina att göra. Om du letar efter sätt att förbättra din process, maximera effektiviteten av din konferens, spara dig själv lite huvudvärk och se till att du har alla grunder täckta, använd dessa idiotsäkra konferensplaneringstips.
Alternativa mötesplatser kan ge en konferens en oväntad stil. Platser som museer, historiska platser, teatrar, bibliotek och sportarenor har alla varit värd för konferenser. Men tänk på behoven hos din grupp: En lokal bör sätta scenen för konferensen att göra sitt arbete, inte stjäla showen. Se till att det finns utrymmen i bekväm storlek för de stora gruppseminarier eller breakout-sessioner som din grupp behöver, att det finns lämpliga toaletter för evenemangets storlek, att catering tillgodoser särskilda kostbehov och att lokalen är kompatibel med era behov.
Hotell och konferenscenter är specialbyggda för att möta dessa behov och tillåta människor att koncentrera sig på innehållet i förhandlingarna, så diskontera inte dessa traditionella mötesplatser. Konferenser som lockar deltagare utanför staden är särskilt välbetjänade av bekvämligheten med hotellboende, grupppriser och de förbättrade nätverksmöjligheterna att ha alla på ett ställe.
Förbered dina konferensnamnbrickor: Nätverk är den främsta anledningen till att människor deltar i konferenser. Och i ett jobbsökande är nätverkande ansikte mot ansikte flera gånger effektivare än nätverkande online. Dessa evenemang tillåter människor att prata och bygga kontakter med dem som delar deras karriärintressen eller personliga passioner” underlättar deras framgång.
Om deltagare kommer till din konferens för att fördjupa sina kunskaper, följ en tydlig plan för att hämta ditt innehåll.
Först, om möjligt, fråga din publik om ämnen, underämnen och djupet i ämneskunskapen. Det här kan tyckas vara en Catch-22: Om du drar en publik med ditt innehåll, hur ska du ha en publik att omrösta innan du har innehåll? Oroa dig inte; Det finns några lösningar: Om detta är en återkommande händelse, kontakta tidigare deltagare. Skapa en Facebook-grupp för event som erbjuder en enkel omröstningsfunktion. Och om allt annat misslyckas, fråga ett urval av personer som sannolikt kommer, eller vars karriär-/intressedemografi placerar dem i din målgrupp.
Om omröstning inte är ett alternativ, prata med intressenter i ditt företag eller din kunds företag. Affärsutvecklings- och marknadsföringsteamen bör vara uppdaterade om ämnesfrågor och trender som för närvarande lockar mest intresse.
För att hålla dig på rätt spår med grunderna, följ denna 11-stegs checklista för konferensplanering
Sätt ihop ditt team. Täck alla grundläggande roller och överväg att anställa för dessa nya evenemangsplaneringsjobb.
Sätt upp målet. Nätverk? Produktlansering? Utbildning? Sätt ditt mål redan från början för maximal effekt.
Bestäm budget. Var specifik och se upp för dolda evenemangsplaneringsavgifter.
Närma dig sponsorer. Sätt din bästa fot framåt med ett förstklassigt sponsringsförslag för evenemang.
Välj datum och...
Boka din lokal. Lär dig hur du utvärderar lokaler online och håller dina datum flexibla så att du kan förhandla om lägre lokalkostnader.
Boka dina leverantörer. Du kan behöva A/V, food trucks, säkerhets- eller möbelförsäljare.
Slutför din konferensagenda.
Marknadsför din konferens.
Registrera deltagare.